Papierloses Büro und die Automatisierung

 

Umgang mit der Material Flut?

Workflows

Im folgenden stelle ich verschiedene Workflows vor, die auf unten aufgeführte Apps verweisen.

Umgang mit Emails/Einladungen und andere Papiermassen.

Szenario 1: Email Eingang

Emails gehen bei mir in Airmail ein. Sobald in einer Email Protokoll oder Einladung steht, lade ich diese runter.
Im Ordner “Downloads” angekommen, schiebt Hazel sie direkt in den Incoming Ordner, von dem werden wir noch ein paar Mal hören. Hier gehen nämlich alle Daten ein und werden anschließend getagt und in die richtigen Ordner verschoben.
PDFs mit den Wörtern “Einladung” oder “Protokoll” werden automatisch von hazel erkannt, getagt und in den passenden Ordner verschoben.
hazel_einladung
Im ideal Fall, steht in der Email bereits ein Termin geschieben, den Airmail erkennt und in meinen Kalender Fantastical einträgt

Szenario 2: Brief liegt im Fach

 

Szenario 3: Arbeitsblatt liegt nur in Papierform vor.

 

Ordnung und Struktur

Jeder muss für sich selber einen Workflow finden, der zu einem passt. Ich möchte hier nun meinen derzeitigen im Umgang mit Dokumenten/Präsentationen/Video/Musik/Bilder/ etc. vorstellen.
Grundsätzliche werden alle meine Daten in der Cloud gespeichert. Neben einem Offside Backup, kann ich hierdurch auch unterwegs (Bahn/Schule/Fortbildung/Meeting) auf meine Unterlagen zugreifen.
Ich benutze Google Drive, da wir an unsere Schule Google Education haben und laut Statuten sich Google an das deutsche Datenschutzverordnung hält. Alternativen gibt es wie Sand am Meer, da muss man selber gucken, was einem gefällt. Ich habe einige Beispiele hier aufgeführt (Verweis zu Cloud und Backup).
Neue Unterlagen durchlaufen bei mir mehrere Station, die zum Teil automatisiert sind.

  • Desktop

Jede neue erstellte Datei landet immer erst dort bis sie bereit für die Ablagerung ist.

  • Ordner “Incoming”

Fertig Dateien landen hier und werden bei richtiger Benennung automatisch von Hazel mit den bei macOS verfügbaren Tags versehen und anschließend in den richtigen Ordner des Daily Business verschoben.
Siehe Screen

  • Ordner Material temp

Daily business

Meine komplette Bibliothek trage ich nicht mit mir, sondern nur das, was ich für den täglichen Gebrauch benötige. Zum Einen kann ein USB-Stick sehr schnell verloren gehen und somit zum Teil sensible Daten, zum Anden würde ansonsten die Synchronisation mit dem USB-Stick zu lange dauern.

Daher kommt nur das mit, was ich im Schuljahr benötige. Neben Unterrichtsmaterial (natürlich sortiert), Speicher ich grundlegende Information/Protokolle/ etc. für das derzeitige Schuljahr mit auf dem Stick.

hazel_info
Der Ordner materialtemp stellt hier einen “dump” für Arbeitsblätter, etc. dar, die sortiert nach Fach in diesem Ordner verweilen.

hazel_matmmove

Wie oben erwähnt habe ich Daten für das Daily Business auf einem Stick. Als Synchronisationstool verwende ich das Opensource Tool FreeFileSync (verfügbar fast jedes Betriebssystem). Vorteil der Synchronisation ist, dass alles identisch ist und man sich keine Sorgen machen muss, das etwas fehlt.

USB Stick rein – FreeFileSync an und auf Sync drücken. Fertig.
Siehe Screen

Sobald eine Datei das letzte Mal vor 6 Monaten geöffnet wurde wird diese in die Bibliothek verschoben. Hier kommt wieder Hazel zum Einsatz.

Siehe Screen

Meine Bibliothek

In der Bibliothek werden alle Materialen gesammelt, sortiert und archiviert. Dabei habe ich hier alles, was ich in den letzten Jahren gefunden habe zu umbenannt und einsortiert.
Bei mir sind in den letzten Jahren hier nun einige Gigabyte zusammen gekommen, die ich nach und nach noch komplett richtig umbenennen muss, aber irgendwo muss man halt anfangen 😉.
Die jeweiligen werden nach einem festen Muster benannt, um sich zum einen besser zu organisieren und zum anderen vieles zu automatisieren.
Dateinamen Muster:
FACH_THEMA_Form_Inhalt-Zusatz
Beispiel:
EN_Speaking_swappingcards_introduction

GE_Mittelalter_AB_Kloster-diff

finder_benennung
Derzeit ist meine Bibliothek wie folgt sortiert:

finder_bibliothek

Daten Massen und kein Platz auf einem Lappi

 

Was muss ich noch machen? (Todolists)

 

wunderlist

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